Kardex e inventario: errores que hacen perder dinero a tu negocio
Cómo detectar diferencias de stock, qué es el kardex y cómo evitar los errores más comunes con un sistema.
El inventario es dinero guardado en estantes. Cuando el stock del sistema no coincide con el del almacén, pierdes ventas, compras de más o no detectas mermas. Estos son los errores más comunes y cómo evitarlos.
Qué es el kardex
Es el registro de cada entrada y salida de un producto, con su fecha, cantidad, documento y costo. A partir de él sabes cuánto stock tienes y cuánto vale. En términos tributarios, las empresas que superan ciertos niveles de ingresos deben llevar un Registro de Inventario Permanente: en unidades físicas cuando sus ingresos brutos anuales están entre 500 y 1500 UIT, y valorizado cuando superan las 1500 UIT. Confirma con tu contador qué te corresponde.
7 errores que hacen perder dinero
- Registrar las salidas tarde. Si la venta se descuenta al final del día, durante horas vendes stock que ya no tienes.
- No registrar devoluciones ni mermas. El sistema dice que hay producto, pero está roto o vencido.
- Códigos duplicados. El mismo producto con dos códigos parte el stock en dos.
- Varios almacenes en un solo stock. Sabes que hay 20 unidades, pero no dónde.
- Costos sin actualizar. Si no registras el costo de cada compra, tu margen real es una suposición.
- Inventarios solo una vez al año. Las diferencias se acumulan y ya no sabes de dónde vienen.
- Doble digitación. Cada vez que alguien copia datos de un sistema a otro, aparece un error.
Métodos de valuación
Los más usados son el promedio ponderado, que recalcula el costo con cada compra, y PEPS (primeras entradas, primeras salidas). Lo importante es elegir uno, aplicarlo siempre igual y que tu sistema lo calcule solo.
Qué debe hacer un buen sistema de inventario
- Descontar el stock en el momento de la venta, en tienda y online.
- Manejar varios almacenes y transferencias entre ellos.
- Avisar cuando un producto llega a su stock mínimo.
- Registrar compras con su costo y generar el kardex automáticamente.
- Permitir conteos desde el celular con escáner.
Conclusión
La mayoría de diferencias de inventario no son robos, son registros tardíos o incompletos. Con movimientos registrados al momento, conteos frecuentes y un sistema conectado, tu stock vuelve a ser confiable.
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de tu contador.
